Yeni çalışan oryantasyonu: İlk 90 gün için dijital plan

İşe yeni başlayan birinin ilk haftası genelde iki uç arasında geçer. Ya kimse ona bir şey anlatmaz ve kendi başına bir şeyler bulmaya çalışır, ya da tüm eğitimler ilk üç güne sıkıştırılır ve akşam eve beyni dolu, hafızası boş gider.

İkisi de yeni çalışanı kaybetmenin güvenilir yolu.

Önce bir çerçeve: bilgi dökmek yerine sıraya dizmek

Oryantasyonun amacı her şeyi öğretmek değil, kişinin üç şeyi hissetmesini sağlamak: neredeyim, ne yapacağım, kime sorabilirim? Bunun üstündeki her şey, doğru zamanda gelirse öğrenmeye dönüşür; yanlış zamanda gelirse gürültüye.

Bu yüzden eğitimleri "ne zaman lazım olacak?" sorusuna göre sıralamak gerekiyor.

İşe başlamadan önce (ön oryantasyon)

Teklif kabul edildikten sonra ile ilk gün arasında bir boşluk vardır. Bu boşluğu kısa ve sıcak bir içerikle doldurmak işe yarıyor:

• Ekibin ve yöneticinin kısa bir tanıtımı
• İlk gün programı (saat, yer, kimle buluşacak)
• Şirket kültürü hakkında kısa bir video ya da yazı

Burada ağır içerik yok. Amaç "merak ettiğim şeyler cevap buluyor" hissi yaratmak.

İlk hafta: sadece olmazsa olmazlar

İlk hafta için üç grup içerik yeter:

1. Zorunlu eğitimler: İş sağlığı ve güvenliği, bilgi güvenliği, KVKK farkındalığı. Bunları dijital atayın ve tamamlanma durumunu takip edin. Konuyu zorunlu uyumluluk eğitimleri yazısında anlattık.
2. Araçlar ve süreçler: Hangi yazılımı nasıl kullanacak, izin nasıl alınır, masraf nasıl girilir. Kısa ekran kayıtları (üç beş dakika) uzun dokümanlardan çok daha etkili.
3. İnsan bağlantısı: Bir "yol arkadaşı" (buddy) atayın. Dijital bir sistem bunu yapmaz ama atamayı hatırlatabilir.

30-60-90 gün: kademeli derinleşme

İlk 30 gün, rolün temel bilgisi: ürün, müşteri, süreç. Haftada bir kısa test, kişiye "ne kadar yol aldım?" bilgisini verir. Test sonucu sınıfa değil, yöneticiyle birebir görüşmeye girer.

30-60 gün arası, uygulama. Gerçek görevler, gerçek müşteri senaryoları. Eğitim içeriği artık "bil" değil "yap" odaklı; senaryo tabanlı sorular ve vaka çalışmaları devreye girer.

60-90 gün arası, yetkinlik değerlendirmesi. Bu noktada bir değerlendirme sınavı, hem kişiye hem yöneticiye "neredeyiz, nerede destek gerekiyor?" sorusunun cevabını verir. Eksik görülen konular için yeni içerik atanır. Yetkinlik açığı analizi yazısında bu mantığı genişlettik.

Geri bildirim döngüsü

Oryantasyon programını yönetenlerin sık atladığı adım: yeni gelenlerden geri bildirim almak. İlk haftanın sonunda, otuzuncu ve doksanıncı günde üç dört sorudan oluşan kısa bir anket yeter:

• Bu hafta en çok neyi anlamakta zorlandın?
• Hangi içerik işine yaradı, hangisi gereksizdi?
• Kime ulaşmak istedin ama kim olduğunu bilemedin?

Yanıtlar, bir sonraki gelen için programı iyileştirmenin en ucuz kaynağı.

Ne ölçmeli?

Şu üç göstergeye bakmak yeterli:

• Zorunlu eğitimlerin ilk iki haftada tamamlanma oranı
• Otuzuncu ve doksanıncı gündeki kısa test sonuçları
• Yöneticinin "kendi başına çalışabilir hale geldi" dediği gün

Bu sonuncusu sayı olarak girilmeyebilir ama en değerlisi. Oryantasyonu başarılı yapan sistemin kendisi değil, yöneticinin sistemi gerçekten kullanması.

Nereden başlamalı

Hepsini bir anda kurmanıza gerek yok. İlk haftanın programını hazırlayın, bir iki yeni gelende deneyin, işe yaradıysa doksan güne yayın.