Zorunlu uyumluluk eğitimleri nasıl takip edilir?

Bir denetçi kapınıza geldiğinde size şunu sorabilir: "Şu kişi bu eğitimi aldı mı?" Cevabınız "evet, aldı" olabilir ama kanıtınız yoksa, o cevabın değeri çok düşük. Uyumluluk eğitimlerinin sinsi tarafı bu: eğitimi vermekle yetinemezsiniz, verdiğinizi gösterebilmeniz gerekir.

Neden bu kadar dağınık oluyor?

Genellikle şu şekilde başlıyor. Biri İSG eğitimini yaptırıyor, imza sirküsü bir klasörde. Başka biri bilgi güvenliği sunumunu e-posta ile gönderiyor. KVKK farkındalık eğitimi yılda bir kez, bir toplantı salonunda, katılım listesi bir Excel'de. Üç ayrı yer, üç ayrı format, bir de yılda bir "kim eksik?" mesaisi.

Bu tabloda sorun kimsenin kötü niyetinden gelmiyor. Sorun, hiçbir yerin tek doğruluk kaynağı olmaması.

Takibi kuran dört şey

1. Net bir eğitim kataloğu. Hangi eğitim kime zorunlu? Rol bazlı bir tablo çıkarın: depo çalışanı için İSG şu, yönetici için etik ve ayrımcılık eğitimi bu, herkes için bilgi güvenliği. Katalog yoksa atama da yok.

2. Otomatik atama. Yeni biri işe girdiğinde rolüne göre gerekli eğitimler kendiliğinden atanmalı. İK'nın her seferinde elle liste hazırlaması hem hata hem unutma demek.

3. Tamamlamanın ötesinde ölçme. "Videoyu sonuna kadar izledi" bilgisi çoğu zaman yetersiz. Kısa bir sınav, kişinin konuyu anladığına dair ikinci bir kanıt sağlar. Özellikle denetimde "tamamladı ve şu notu aldı" demek, "videoyu açtı" demekten çok daha güçlü.

4. Tekrar ve süre takibi. Pek çok zorunlu eğitim belirli aralıklarla yenilenmeli. Süre dolmadan önce hatırlatma gitmiyorsa, yenilemeyi herkesin hafızasına bırakmışsınız demektir.

Kâğıttan dijitale geçerken dikkat edilecekler

Dijitale geçmek her sorunu çözmez, yeni sorunlar da getirebilir:

• Kimlik doğrulama: Eğitimi gerçekten o kişi mi tamamladı? Kurumsal hesapla giriş (SSO) bunu büyük ölçüde çözer.
• Yüz yüze eğitimler: Sahada verilen eğitimleri de sisteme işleyin. Katılım listesini yükleyip kayıtları aynı yerde tutmak, karışıklığı önler.
• Erişim: Bilgisayar başında çalışmayan ekip için mobil ya da ortak kiosk çözümü düşünün. Aksi halde "zorunlu" eğitim sadece ofis çalışanları için uygulanır.
• Dil ve düzey: Herkes aynı sayfada olmayabilir. Gerekirse eğitimi birden çok dilde sunun.

Raporlama: denetim günü paniğini bitirmek

İyi kurulmuş bir takip sisteminde şu üç soruya iki dakikada cevap verebilirsiniz:

1. Bu ay süresi dolan sertifikalar kimlerde?
2. Zorunlu eğitimini tamamlamayan kim, hangi birimde?
3. Belirli bir kişinin tüm eğitim geçmişi nedir?

Bu raporları ayda bir kendiniz çekmek yerine yöneticilere otomatik göndermek, birim sorumluluğunu da yerine oturtur. Eksiklik herkesin önünde olduğunda takip kendiliğinden hızlanıyor.

Küçük bir öneri

Sistemi kurmadan önce, geçmiş bir denetimde ya da iç kontrolde sizi en çok zorlayan soruyu not edin. Yeni sistemi o soruya "iki dakikada cevap verebilir miyim?" ölçütüyle test edin. Çoğu zaman en iyi gereksinim listesi budur.