LMS seçerken yapılan 7 hata (ve nasıl kaçınılır)

LMS satın almak, çoğu zaman bir tabloyla başlar. Satırlarda özellikler, sütunlarda firmalar, hücrelerde tik işaretleri. En çok tik alan kazanır. Üç ay sonra sistem kurulur, bir yıl sonra kimse girmez.

Bu yazıdaki hataların hepsi, o tablonun içinde görünmeyen şeylerle ilgili.

1. Özellik sayısına bakarak karar vermek

Elli özelliği olan bir sistem, on özelliği iyi çalışan bir sistemden daha iyi değildir. Hatta çoğu zaman daha kötüdür, çünkü yönetici paneli kalabalıklaşır ve kimse neyin nerede olduğunu bilmez.

Bunun yerine: Gerçekten kullanacağınız beş altı akışı yazın (örneğin "yeni çalışana eğitim ata", "sınav oluştur", "sertifika ver", "geride kalanları listele") ve her aday sistemde bunları baştan sona deneyin.

2. Pilot yapmadan imzalamak

Demo, satış ekibinin hazırladığı iyi hazırlanmış bir senaryodur. Gerçek hayatta içeriğiniz farklı, kullanıcılarınız farklı, sorunlarınız farklı.

Bunun yerine: Kendi içeriğinizle iki üç haftalık küçük bir pilot isteyin. Bir birim, bir eğitim, bir sınav yeter. Pilot sırasında yöneticilerin kaç dakikada ne yapabildiğini not edin.

3. Yönetici deneyimini ihmal etmek

Çoğu karşılaştırma, katılımcının gördüğü ekrana odaklanır. Oysa sistemin kaderini çoğunlukla onu haftanın beş günü kullanan iki üç kişi belirler: eğitim yöneticisi, İK uzmanı, eğitmen. Bu kişiler için bir eğitimi yayına almak yarım saat sürüyorsa, bir süre sonra işi yine Excel'e geri çekerler.

Bunun yerine: Yönetici ekibi karar sürecine dahil edin. Onlara sorun: "Bu ekranda bir sonraki adımı bulmak için kaç kez düşünmen gerekti?"

4. İçeriğin taşınmasını planlamamak

Mevcut videolarınız, sunumlarınız, sınav soru arşiviniz var. Bunları yeni sisteme nasıl alacaksınız? Eski formatlar (örneğin eski bir SCORM sürümü) sorun çıkarır mı? Sorular Excel'de mi, PDF'te mi? Bu iş, beklenenden uzun sürer ve çoğu zaman kimseye atanmaz.

Bunun yerine: Satın almadan önce taşınacak içeriğin envanterini çıkarın ve satıcıya "bunları nasıl aktarırız?" diye sorun. Excel ve PDF'ten soru aktarımı gibi özellikler burada sessiz bir zaman kazandırıcıdır.

5. Raporlama ihtiyacını sona bırakmak

Eğitim sorumluları genelde sistemi kurduktan sonra "peki kim ne yapmış, nereye bakacağım?" sorusuna gelir. O noktada raporların esnek olmadığını, ihtiyaç duyulan kırılımın (departman, konum, rol) alınamadığını fark ederler.

Bunun yerine: Seçim sürecinin başında "yöneticime her ay göstermem gereken üç tablo" listesini çıkarın. Aday sistemden bu tabloları kendi veriniz üzerinde üretmesini isteyin. LMS raporlarında hangi metriklere bakmalı? yazımız bu liste için bir başlangıç olabilir.

6. Entegrasyonu "sonra bakarız" diye bırakmak

Kullanıcı listesi İK sisteminden elle mi aktarılacak? Giriş kurumsal hesapla mı yapılacak? Görüntülü eğitimler hangi araçla yapılıyor? Bu işlerin her biri, yapılmazsa her ay tekrar eden bir manuel iş olarak size döner. Konuyu LMS entegrasyonları yazısında ayrıca ele aldık.

Bunun yerine: SSO (tek oturum açma), kullanıcı senkronizasyonu ve API desteğini ilk görüşmede sorun.

7. Bugünün ihtiyacına göre almak

Elli kişilik bir ekip için aldığınız sistem, iki yıl sonra beş yüz kişiye çıktığında yetersiz kalabilir. Tersi de olabilir: dev bir yapıya yatırım yapıp kullanmadığınız modüllere ödeme yapmak.

Bunun yerine: Modüler fiyatlandırma ve kademeli büyüme seçenekleri sunan bir sistem arayın. Kullanıcı sayısı ve modüllere göre fiyatlandırma yapan sistemlerde, ihtiyaç değiştikçe paketi ayarlayabilirsiniz.

Üç ay sonra

Sistemi kurduktan üç ay sonra, panele kimlerin girdiğine bakın. Cevap yalnızca eğitim ekibiyse, tablodaki tikler pek işe yaramamış demektir.